Start-up ROWPA wil kleine bedrijven helpen met RODO met AI-gestuurde tool

De Poolse start-up ROWPA, opgericht door Tomasz Śmieja, een voormalig manager van OneTrust, lanceert een tool die kleine bedrijven helpt bij het naleven van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Śmieja, die zes jaar bij OneTrust werkte, constateert dat grote bedrijven wel beschikken over gespecialiseerde systemen voor AVG-naleving, maar dat kleine bedrijven vaak terugvallen op onbetrouwbare Excel-bestanden of zelfs helemaal geen systeem hebben. Dit leidt tot een aanzienlijk risico op boetes, aldus de ondernemer.

ROWPA richt zich specifiek op micro-, kleine en middelgrote ondernemingen (mkb) in Polen, die volgens Śmieja vaak ten onrechte denken dat ze vrijgesteld zijn van AVG-verplichtingen. De meeste tools op de markt zijn gericht op grote bedrijven met juridische afdelingen en hoge budgetten, terwijl het merendeel van de Poolse bedrijven tot het mkb behoort. Śmieja benadrukt dat de verplichtingen onder de AVG voor kleine bedrijven vrijwel identiek zijn aan die voor grote ondernemingen, maar dat er nauwelijks geschikte oplossingen voorhanden zijn. De start-up wil deze leemte vullen met een AI-gestuurde tool die automatisch een register van verwerkingsactiviteiten genereert, beleidsdocumenten opstelt en risico’s identificeert.

De tool van ROWPA werkt in vier stappen. Allereerst scant het de website van de gebruiker en identificeert het welke derde partijen, zoals analytics-tools, betalingsgateways of nieuwsbriefsystemen, persoonsgegevens verzamelen. Vervolgens bouwt het een register van verwerkingsactiviteiten op, waarin wordt vastgelegd welke gegevens worden verzameld, met welk doel, op welke juridische grondslag en hoe lang deze worden bewaard. Daarna genereert het een privacybeleid op basis van deze gegevens en een lijst met aanbevelingen om risico’s te verminderen. De hele procedure duurt ongeveer een uur, inclusief het scannen van de website en het genereren van de documenten.

Śmieja wijst op vijf veelgemaakte fouten die kleine bedrijven maken bij het naleven van de AVG. Ten eerste kopiëren ze vaak een privacybeleid van een groter bedrijf, inclusief de naam van dat bedrijf, wat leidt tot onjuiste informatie. Ten tweede verwarren ze een privacybeleid met een register van verwerkingsactiviteiten, terwijl het laatste essentieel is voor controles. Ten derde geloven veel ondernemers ten onrechte dat ze vrijgesteld zijn van de verplichting om een register bij te houden, omdat ze minder dan 250 medewerkers hebben. Deze vrijstelling geldt echter alleen voor incidentele verwerkingen, wat zelden het geval is bij kleine bedrijven. Ten vierde verzuimen veel bedrijven om verwerkersovereenkomsten af te sluiten met leveranciers van tools die ze dagelijks gebruiken, zoals hostingproviders of facturatiesystemen. Ten slotte behandelen veel ondernemers AVG-naleving als een eenmalige taak, terwijl het een doorlopend proces is dat bij elke wijziging in de bedrijfsvoering moet worden geactualiseerd.

De tool van ROWPA maakt gebruik van kunstmatige intelligentie om het proces te versnellen, maar de gebruiker blijft verantwoordelijk voor de inhoud en goedkeuring van de gegenereerde documenten. Śmieja benadrukt dat de AI slechts een assistent is en geen definitieve beslisser. De tool geeft aan welke velden in het register aandacht nodig hebben en laat de gebruiker zelf de uiteindelijke beslissingen nemen. Volgens Śmieja bespaart de tool niet alleen tijd, maar ook geld, omdat kleine bedrijven geen dure systemen hoeven aan te schaffen of urenlang wetgeving hoeven te bestuderen.

MamStartup berichtte over het initiatief van ROWPA en de uitdagingen waarmee kleine bedrijven worden geconfronteerd bij het naleven van de AVG.