Lebih Baik Menyesuaikan Kata Dengan Gaya Komunikasi Tim

Suatu hari, seorang pemimpin mengungkapkan bahwa ia selalu memperlakukan semua karyawan secara sama, namun hanya sebagian kecil yang benar-benar mendengar dan bertindak atas apa yang ia katakan. Dalam percakapan yang dihadapi, ia menyoroti dua laporan penelitian pasar yang ditulis oleh dua tim, di mana informasi kompetitor sudah terpenuhi, tetapi alasan masuk ke pasar masih tidak jelas. Ia menambahkan, "Bukti yang dibuat baik, namun dasarnya lemah. Tolong perbaiki dan kirimkan kembali." Tim pertama segera memperbaiki data dan mengubah struktur laporan, sementara tim kedua hanya mengirimkan dokumen yang hampir tidak berubah pada batas akhir. Saat diminta menjelaskan mengapa ia tidak mengadaptasi instruksi, jawabannya mengungkapkan kebingungan tentang dari mana harus mulai. Perbedaan ini mencerminkan perbedaan gaya penerimaan informasi di antara anggota tim. Menurut ilmu linguistik, penyesuaian gaya percakapan dengan gaya lawan bicara dapat meningkatkan pemahaman dan kepercayaan. Konsep "Communication Accommodation Theory" menekankan bahwa penggunaan kosakata, kecepatan bicara, dan urutan penjelasan harus disesuaikan dengan preferensi lawan bicara.

Seorang pemimpin yang selalu menggunakan cara yang familiar dengan dirinya berisiko mengabaikan perbedaan individu, sehingga perasaan adil dan keadilan dalam komunikasi dapat terganggu. Dalam praktiknya, pemimpin perlu memahami dua pertanyaan kunci untuk menilai gaya kerja tim: apakah anggota membutuhkan latar belakang sebelum bertindak atau cukup dengan instruksi spesifik, dan apakah mereka membutuhkan waktu untuk berpikir sebelum menerima jawaban atau langsung diberikan solusi. Misalnya, bagi yang membutuhkan latar belakang, instruksi yang terlalu singkat akan menyebabkan mereka menghabiskan waktu mencari makna, sedangkan bagi yang membutuhkan instruksi jelas, penjelasan yang terlalu panjang justru dapat membuat mereka kehilangan fokus pada detail yang diperlukan. Dalam kasus laporan pasar, pemimpin dapat mengubah cara penyampaian menjadi lebih spesifik, seperti meminta tim menambahkan alasan masuk ke pasar ke dalam tiga kalimat sebelum menyusun bagian lain. Selain itu, pemimpin juga dapat memberikan ruang bagi anggota yang membutuhkan waktu berpikir dengan menanyakan pendapat mereka terlebih dahulu, lalu memberikan arah yang lebih jelas setelah itu.

Praktik komunikasi yang lebih fleksibel ini diharapkan dapat mengurangi misinterpretasi dan meningkatkan hasil kerja tim. Selain strategi verbal, penggunaan alat AI sebagai latihan percakapan juga dianjurkan. AI dapat membantu membuat persona tim berdasarkan pola kerja dan respons sebelumnya, sehingga pemimpin dapat memprediksi bagaimana respon yang akan diterima. Dengan melatih percakapan secara simulasi, pemimpin dapat menguji apakah kalimat yang akan diucapkan benar-benar dipahami oleh anggota tim. Jika respon tidak sesuai ekspektasi, pemimpin dapat memperbaiki pendekatan sebelum pertemuan nyata. Kesadaran akan perbedaan gaya komunikasi dan upaya aktif untuk menyesuaikannya diharapkan dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih inklusif dan produktif. Dalam menghadapi tantangan komunikasi yang semakin kompleks, kemampuan menyesuaikan pesan dengan kebutuhan penerima menjadi kunci keberhasilan organisasi.

Dilaporkan oleh VentureSquare.